Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

De Eventselectie is een dienst van:

Drop4Events B.V.
KvK-nummer: 92966047
Btw-identificatienummer: NL866232746B01
E-mail: info@drop4events.nl
Telefoon: +31 85 13 01 625
Website: https://eventselectie.nl

Drop4Events B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

2. Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

• Leveranciers die een profiel aanmaken of een lidmaatschap afsluiten.
• Contactpersonen en medewerkers van leveranciers.
• Organisatoren die een aanvraag indienen.
• Bezoekers van eventselectie.nl.
• Personen die contact opnemen met De Eventselectie.
• Personen die netwerkupdates of nieuwsbrieven ontvangen.

3. Welke gegevens verwerken we van leveranciers?

Afhankelijk van het gebruik kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• Naam van de contactpersoon.
• Zakelijk e-mailadres.
• Telefoonnummer.
• Bedrijfsnaam.
• KvK-nummer.
• Eventueel btw-nummer.
• Vestigingsplaats en postcode.
• Websitegegevens die de leverancier zelf opgeeft.
• Omschrijving van het bedrijf.
• Aangeboden producten en diensten.
• Categorieën.
• Werkgebied.
• Foto's, logo's en ander profielmateriaal.
• Lidmaatschapsstatus.
• Betaalstatus en factuurgegevens.
• Plaatsingen in persoonlijke selecties.
• Correspondentie met de matchdesk.
• Klachten en ondersteuningsverzoeken.
• Technische en beveiligingsgegevens die noodzakelijk zijn voor bescherming van de dienst.

4. Welke gegevens verwerken we van organisatoren?

Wanneer een organisator een aanvraag indient, kunnen we verwerken:

• Naam.
• E-mailadres.
• Een vrije omschrijving van het evenement, idee en de gezochte ondersteuning.
• Status en behandeling van de aanvraag.
• De voor de aanvraag samengestelde leveranciersselectie.
• Contactmomenten en correspondentie.
• Klachten en ondersteuningsverzoeken.
• Technische en beveiligingsgegevens.

5. Betalingsgegevens

De eerste betaling voor een leverancierslidmaatschap verloopt via iDEAL. Voor automatische jaarlijkse verlenging kan tijdens die betaling een SEPA-incassomachtiging worden vastgelegd.

Stripe verwerkt de betaalgegevens die nodig zijn voor:

• iDEAL-betalingen.
• SEPA-incassomachtigingen.
• Jaarlijkse incasso's.
• Terugbetalingen wanneer die van toepassing zijn.
• Fraudepreventie.
• Beveiliging van betalingen.
• Afhandeling van mislukte betalingen.

Stripe verwerkt onder meer bank- en transactiegegevens. De Eventselectie ontvangt van Stripe alleen de gegevens die nodig zijn voor betalingscontrole, abonnementsbeheer, facturatie en administratie, zoals betaalstatus, bedrag, Stripe Customer ID en Stripe Subscription ID.

De Eventselectie bewaart geen betaal- of bankgegevens, onlinebankingwachtwoorden, inlogcodes of SEPA-mandaatgegevens.

6. Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

Aanmelding en conceptprofielen

We gebruiken gegevens om:

• Een conceptprofiel aan te maken.
• De aanmelding te verwerken.
• Contact op te nemen over ontbrekende informatie.
• Te controleren of een leverancier zakelijk handelt.
• De betaling en activering te verwerken.

De grondslag is de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst.

Lidmaatschap en profielbeheer

We gebruiken gegevens om:

• Het lidmaatschap uit te voeren.
• Het profiel intern beschikbaar te maken voor de matchdesk.
• Profielgegevens actueel te houden.
• Plaatsingen in selecties en profielwijzigingen te verwerken.
• Ondersteuning te bieden.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

Aanvragen van organisatoren

We gebruiken gegevens om:

• De aanvraag te beoordelen.
• Geschikte leveranciers te zoeken.
• Een selectie samen te stellen.
• Geselecteerde profielen met de organisator te delen.
• Rechtstreeks contact tussen organisator en leverancier mogelijk te maken.
• Vragen over de aanvraag te beantwoorden.

De grondslag is het uitvoeren van de gevraagde dienstverlening en, waar van toepassing, de voorbereiding van een mogelijke overeenkomst.

Betaling en administratie

We gebruiken gegevens om:

• Betalingen te verwerken.
• Automatische verlengingen uit te voeren.
• Facturen en betalingsbewijzen te verstrekken.
• Mislukte betalingen af te handelen.
• De financiële administratie te voeren.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.

Beveiliging en fraudepreventie

We gebruiken beperkte technische en gebruiksgegevens om:

• Misbruik te voorkomen.
• Onbevoegde toegang op te sporen.
• Formulieren en betalingen te beveiligen.
• Beveiligingsincidenten te onderzoeken.
• De betrouwbaarheid van het besloten netwerk te beschermen.

De grondslag is het gerechtvaardigde belang van De Eventselectie bij een veilige en betrouwbare dienstverlening.

Verbetering en statistiek

We gebruiken privacyvriendelijke en zo veel mogelijk geaggregeerde gegevens om:

• Te meten welke pagina's worden gebruikt.
• Te onderzoeken waar bezoekers formulieren verlaten.
• Fouten en technische problemen te vinden.
• Mobiele en desktopprestaties te vergelijken.
• De conversie van aanmelding en betaling te verbeteren.
• Vraag en aanbod per categorie of regio op geaggregeerd niveau te begrijpen.

De grondslag is het gerechtvaardigde belang bij het verbeteren van de dienstverlening. De meting wordt zo ingericht dat de gevolgen voor de privacy zo klein mogelijk zijn.

Nieuwsbrief en netwerkupdates

We sturen commerciële netwerkupdates alleen wanneer iemand daarvoor afzonderlijk en vrijwillig toestemming heeft gegeven.

Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken via de afmeldlink of door een e-mail te sturen naar info@drop4events.nl.

7. Wat doen we niet?

De Eventselectie:

• Verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens.
• Maakt leveranciersprofielen niet openbaar.
• Biedt geen openbare leverancierszoekmachine.
• Laat leveranciers geen andere leveranciers of concurrenten bekijken.
• Gebruikt persoonsgegevens niet voor advertentieprofielen van derden.
• Gebruikt geen persoonsgegevens voor cross-site tracking.
• Verkoopt geen hogere positie in selecties.
• Vraagt niet om medische gegevens, BSN, religie, politieke overtuigingen of strafrechtelijke gegevens.

Gebruikers wordt gevraagd geen bijzondere of onnodige persoonsgegevens in vrije tekstvelden te plaatsen.

8. Wanneer wordt een leveranciersprofiel actief?

Een aangemaakt profiel is eerst een niet-geactiveerd conceptprofiel.

Het profiel wordt pas actief voor de interne matchdesk nadat:

• De aanmelding volledig is afgerond.
• De toepasselijke voorwaarden zijn geaccepteerd.
• De privacyinformatie beschikbaar is gesteld.
• De eerste iDEAL-betaling succesvol is bevestigd.

Zonder succesvolle betaling wordt het profiel niet meegenomen in selecties en niet gedeeld met organisatoren.

Een actief profiel is alleen zichtbaar in de interne omgeving van De Eventselectie en, bij een concrete passende aanvraag, voor de betreffende organisator.

9. Welke gegevens ziet een organisator?

Een organisator kan alleen een leveranciersprofiel ontvangen wanneer:

• De organisator een concrete aanvraag heeft ingediend.
• De Eventselectie het profiel passend vindt bij die aanvraag.

In een geselecteerd profiel kan de organisator onder meer zien:

• Bedrijfsnaam.
• Vestigingsplaats of werkgebied.
• Omschrijving.
• Aanbod.
• Geselecteerde foto's en profielinformatie.

De organisator ziet niet:

• Betaalgegevens.
• Interne notities of matchinformatie.
• Gegevens over andere leveranciers.

De organisator ontvangt de zakelijke contactgegevens van de geselecteerde leverancier en bepaalt zelf of hij rechtstreeks contact opneemt. De leverancier hoeft plaatsing in de selectie niet eerst te accepteren.

10. Matching en geautomatiseerde verwerking

De Eventselectie kan software gebruiken om een eerste selectie van leveranciers te maken.

Daarbij kunnen de volgende factoren worden gebruikt:

• Aansluiting op de gevraagde categorie.
• Werkgebied en afstand.
• Volledigheid en actualiteit van het profiel.

De automatische voorselectie kan door de interne matchdesk worden gecontroleerd, aangevuld of gewijzigd.

Betaling heeft geen invloed op de positie in de selectie.

De Eventselectie neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor een persoon hebben.

De Eventselectie beschrijft de matchingfactoren alleen in algemene zin. De Eventselectie is niet verplicht om:

• De onderlinge weging bekend te maken.
• De algoritmische werking of broncode te delen.
• Interne scores of beoordelingen te verstrekken.
• Gegevens over andere leveranciers te delen.
• De reden voor niet-selectie bij een individuele aanvraag te motiveren.

Een leverancier kan wel feitelijk onjuiste gegevens in het eigen profiel laten corrigeren.

11. Met wie delen we gegevens?

Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:

• Bevoegde medewerkers van Drop4Events B.V.
• De interne matchdesk.
• Stripe voor betalingen en abonnementsbeheer.
• Hosting-, e-mail-, back-up- en beveiligingsleveranciers.
• De aanbieder van de privacyvriendelijke analysetool: Plausible Analytics.
• Boekhouder, accountant of fiscaal adviseur.
• Een passende organisator, volgens de regels in deze verklaring.
• Een geselecteerde leverancier wanneer de organisator rechtstreeks contact opneemt.
• Juridische en professionele adviseurs bij een geschil.
• Overheidsinstanties, toezichthouders, politie of rechter wanneer verstrekking wettelijk verplicht is.
• Een eventuele opvolger of koper van de dienstverlening, onder passende vertrouwelijkheids- en privacywaarborgen.

Met partijen die als verwerker optreden, worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten.

12. Cookies en bezoekersmeting

De Eventselectie gebruikt alleen:

• Functionele of noodzakelijke cookies.
• Sessietechnieken voor formulieren en profielbeheer.
• Beveiligingstechnieken.
• Cookies of technieken die nodig zijn voor betaling.
• Privacyvriendelijke analytische technieken met weinig gevolgen voor bezoekers.

De Eventselectie gebruikt bij de livegang geen:

• Advertentiecookies.
• Meta Pixel.
• Cross-site tracking.
• Remarketingcookies.
• Fingerprinting.
• Advertentieprofielen van derden.

De privacyvriendelijke meting kan onder meer vastleggen:

• Bezochte pagina.
• Apparaatcategorie en browsertype.
• Globale verwijzende bron.
• Klikken op belangrijke knoppen.
• Gestarte en afgeronde formulierstappen.
• Technische foutmeldingen.
• Geaggregeerde conversieresultaten.

Waar mogelijk worden gegevens zonder volledig IP-adres en zonder blijvende unieke bezoekersprofielen verwerkt.

Als later privacygevoelige analytics of marketingtracking wordt toegevoegd, wordt deze verklaring aangepast en wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer dat wettelijk verplicht is.

13. Verwerking buiten de EER

De Eventselectie probeert hosting, e-mail, back-ups en analytics waar praktisch mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte onder te brengen.

Sommige noodzakelijke leveranciers, waaronder Stripe, kunnen gegevens buiten de EER verwerken.

Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats wanneer daarvoor een geldige waarborg bestaat, zoals:

• Een adequaatheidsbesluit.
• Door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.
• Een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

Nieuwe leveranciers worden waar redelijk beoordeeld op beveiliging, privacyvoorwaarden, verwerkingslocatie en doorgiftewaarborgen.

14. Hoe lang bewaren we gegevens?

Onvoltooide registraties

Een onvoltooide leveranciersregistratie wordt maximaal 30 dagen bewaard.

Actieve profielen

Profielgegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap actief is.

Beëindigde profielen

Na beëindiging worden profielgegevens maximaal 90 dagen bewaard voor herstel, vragen en administratieve afhandeling. Daarna worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere termijn noodzakelijk is.

Aanvragen en matches

Organisatoraanvragen, selecties en matchgegevens worden maximaal twee jaar na afronding bewaard.

Correspondentie en klachten

Correspondentie en afgehandelde klachten worden maximaal vijf jaar bewaard wanneer dit nodig is voor bewijs, kwaliteitsbewaking of geschilafhandeling.

Financiële administratie

Facturen, betalingsgegevens en financiële administratie worden zeven jaar bewaard vanwege fiscale verplichtingen.

Nieuwsbrief

Nieuwsbriefgegevens worden bewaard tot afmelding. Bewijs van gegeven of ingetrokken toestemming kan daarna maximaal vijf jaar worden bewaard.

Beveiligingsgegevens

Beveiligingslogs en gehashte of beperkte technische identificatoren worden maximaal 90 dagen bewaard, tenzij een concreet beveiligingsincident langer onderzoek vereist.

Juridische geschillen

Gegevens die noodzakelijk zijn voor een lopend juridisch geschil mogen worden bewaard totdat het geschil definitief is afgerond.

15. Beveiliging

De Eventselectie neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar passend:

• Beperking van toegang tot bevoegde medewerkers.
• Need-to-knowtoegang.
• Beveiligde verbindingen.
• Zorgvuldige verwerking van betaalgegevens via Stripe.
• Beveiligingsupdates.
• Back-ups en herstelprocedures.
• Logging van relevante beveiligingsgebeurtenissen.
• Vertrouwelijkheidsverplichtingen.
• Beoordeling van ingeschakelde leveranciers.
• Procedures voor beveiligingsincidenten.

Geen enkele beveiligingsmethode biedt absolute zekerheid. De Eventselectie past maatregelen aan de risico's, kosten en stand van de techniek aan.

16. Datalekken

Vermoedens van onbevoegde toegang of een datalek kunnen worden gemeld via info@drop4events.nl.

De Eventselectie:

• Onderzoekt het incident.
• Beperkt waar mogelijk de gevolgen.
• Legt relevante datalekken intern vast.
• Meldt het incident aan de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dat wettelijk verplicht is.
• Informeert betrokken personen wanneer het incident waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert.

17. Privacyrechten

Een betrokkene kan, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:

• Inzage.
• Correctie.
• Verwijdering.
• Beperking van verwerking.
• Overdracht van gegevens.
• Bezwaar tegen verwerking.
• Intrekking van toestemming.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@drop4events.nl.

De Eventselectie reageert in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek mag de termijn wettelijk worden verlengd. De betrokkene wordt daar tijdig over geïnformeerd.

De Eventselectie mag de identiteit van de verzoeker op proportionele wijze controleren. Er wordt niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs gevraagd.

Gegevens die vanwege fiscale bewaarplichten, fraudepreventie of een juridisch geschil moeten blijven bestaan, kunnen niet altijd direct worden verwijderd. Waar mogelijk wordt de verwerking dan beperkt.

18. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wie vindt dat De Eventselectie niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat, kan eerst contact opnemen via info@drop4events.nl.

Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

19. Wijzigingen

De Eventselectie kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer:

• De dienstverlening verandert.
• Nieuwe gegevens of leveranciers worden gebruikt.
• Wetgeving of toezicht daarom vraagt.
• Beveiligings- of organisatiewijzigingen dat noodzakelijk maken.

De actuele versie staat op eventselectie.nl. Bij belangrijke wijzigingen worden actieve leveranciers waar redelijk per e-mail geïnformeerd.

20. Contact

Vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar:

Drop4Events B.V.
E-mail: info@drop4events.nl
Telefoon: +31 85 13 01 625
KvK-nummer: 92966047